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如何预防会议综合症

时间:2016-09-27 22:36来源:betway必威官网www.etsupport.net 编辑:麦田守望者

参与过项目的人可能都会有被会议搞得疲惫、挫败和精力枯竭的经历,当你发现你开始过度依赖会议来计划工作,把工作时间基本都花费在一个接一个的会议上,甚至影响到正常的工作时,那么你就可能患上了会议综合症。对于这种症状,我们应该怎样预防呢?

      会议综合症

      当前,不少项目经理陷入了让团队所有成员参与每个决策和每次会忆的陷阱中。赋予每位成员做决策的权利并不是什么错误,但很多项目经理仅仅让他们的下属负责收集信息和评估问题,却没有给他们做决策的权利。结果,每个决策,不论大小,都要呈现给整个项目团队,这往往导致一系列的会议。
      通过召集会议来分享项目信息的这一习惯,值得每个项目经理予以注意。当一份工作可以由个人来完成,但最终由项目团队集体完成时,时间就这样被浪费了。
做事拖拉者常把会议当作不能完成任务的借口。不管工作是否完成,只关注参加会议时滋生的“成就感”。
      充满会议的组织也常充满不信任。如果项目经理不相信团队成员可以在没有他帮助的情况下做出正确的决策,其他人也不会相信。
      会议综合症是项目管理中常见的问题。项目团队可能花费数小时在会议上,却不做出任何决策,解决不了任何问题。导致会议综合症的一个常见原因是缺乏清晰的目标。就像呆伯特,我们都经历过那些“浪费时间”的会议——但同时我们又统一下周召开同样的会议。
      会议综合症起因有三,而且通常一起发生。第一个是项目经理善意的想法,认为所有团队成员都应参与决策。项目经理真诚地认为参与式管理是最好的办法,他们希望团队成员能感到自己是整个项目团队的一份子。
      这种人人参与方法的必然结果就是团队成员会感激项目经理对他们所做任务的了解、认同和肯定。这是件好事,但容易失控。
      会议综合症的第二个起因是会议会滋生更多的会议。一旦工作时间紧缺,项目中的每位成员就都学会了一个不言而喻的规则:除了开会,什么事都做不了,因为会议外根本没有时间。
     第三,开会有时是很有吸引力的。对许多员工而言,会议是认识自我重要性的一种手段,因为他们可以被高层经理们看到、听到。同样,那些需要强调、加强自我权利的项目经理,也把会议看作展示自己对他人控制权的机会。

     预防会议综合症的技巧

    1.    会议前拟定议程。在会议开始前向参与者交代会议目标。
    2.    只要有可能,就让下属去决策。为了使授权决策的风险最小化,项目经理要善于培养员工,使他们在脱离你的监督和支持的情况下也可以很好地工作。
    3.    要区分对待。确定哪些会议是你真正需要参加的,剩下的交给团队中其他成员来做,这样可以达到促进相互信任和改善员工关系的双重目的。
    4.    和自己预约时间。在你的日历上画出粗略的时间表。当有不可避免的事情发生,需要用你预留的时间参加某次会议时,和自己预约另外的时间来弥补。

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