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为Excel2010工作薄瘦身秘技大全

时间:2010-07-18 23:32来源:betway必威官网www.etsupport.net 编辑:麦田守望者

很多用户都遇到过excel 文件在使用过程中不断增肥,反应越来越迟钝的现象,甚至发生文件损坏而丢失重要数据的可怕事件。如果是因为有大量数据的输入,那么文件体积增加也无可非议,此时应该通过优化表结构、把数据分散保存到多个工作簿文件的方法来减小单个文件的体积。然而,在很多时候,这些拥有“臃肿”身材的工作簿文件里面只有少量的数据,那么,它是怎么“肥”起来的呢?

  本技巧中会罗列一些常见的excel 文件体积虚增的原因及处理办法。

  1 工作表中存在大量的细小图形对象

  工作表中如果存在大量的细小图形对象,那么文件体积就可能在用户毫不知情的情况下暴增,这是一种很常见的“excel 肥胖症”。可以使用下面两种方法来检查excel 工作表是否存在这种症状。

  (1)在工作表中按键调出“定位”对话框,单击“定位条件”按钮,在“定位条件”对话框中选择“对象”项,单击“确定”,如图1 所示。然后观察工作表上是否会显示很多被选定的对象。

如果工作簿中包含多个工作表,需要在每个工作表中用这种方法进行查找。关于“定位”功能的更多技巧,请参阅技巧28。

  注意:隐藏列或行中的对象利用这种方法无法被看到。

  (2)用vba 对工作簿中的对象进行计数,查看在每个工作表中实际存在的对象数量,如果此数量不合理,就说明有问题。按打开vba 编辑器窗口,单击菜单“插入”→“模块”来插入一个新模块,默认情况下为“模块1”,然后在模块1 的代码窗口中输入以下代码:

  sub countshapes()
  dim n as double
  dim ws as worksheet
  dim content as string
  for each ws in worksheets
  n = ws.shapes.count

  content = content & "工作表" & ws.name & " 有" & n & " 个对象" & vbcrlf
  next
  msgbox content
  end sub

  最后,按f5 键来运行这段代码,就能看到检查结果。在看似空白的工作表中,存在着大量的图形对象,如图2 所示。

误设单元格格式或者条件格式

  如果确认在工作表中存在大量的对象,而用户并不需要它们,可以用两种方法来处理:

  (1)刚才的定位方法中,当对象全部处于被选择状态时按键删除它们即可。

  (2)使用宏在多个工作表中更加精确地删除这些无用对象。比如,可以根据需要只删除高度和宽度都小于14.25 磅(0.5 cm)的对象。

  只删除活动工作表中特定大小的对象的代码为:

  sub delshapes()
  dim sp as shape, n
  for each sp in activesheet.shapes
  if sp.width < 14.25 and sp.height < 14.25 then
  sp.delete
  n = n + 1
  end if
  next sp
  msgbox "共删除了" & n & "个对象"
  end sub

  删除所有工作表中的特定大小的对象的代码为:

  sub delallshapes()
  dim ws as worksheet
  dim sp as shape
  dim n as double
  dim content as string
  for each ws in worksheets
  for each sp in ws.shapes
  if sp.width < 14.25 and sp.height < 14.25 then
  sp.delete
  n = n + 1
  end if
  next
  content = content & "工作表" & ws.name & " 删除了" & n & " 个对象" & vbcrlf
  n = 0
  next
  msgbox content
  end sub

  这些令人疑惑的对象的产生原因可能有以下几个。从网页上复制内容后直接粘贴到工作表中,而没有使用选择性粘贴。无意中使用绘图工具栏的直线工具或其他绘图工具,不知不觉中在工作表中插入了小的直线或其他图形对象,由于尺寸很小,于肉眼几乎无法看到。而后,又通过单元格的复制产生了大量的小绘图对象。在工作表中插入了图片或其他绘图对象,操作中又将其高度宽度设为0 或很小的值,通过复制产生了大量的对象。

在行或列的位置中插入了绘图对象,对象的属性为“大小位置随单元而变的(默认的)”,然后隐藏行或列,或设置行高或列宽为很小的值,从而使插入的对象不能看到。工作表中的对象设置了不可见属性(visible=false),或对象的线条与填充色均设与背景色相同,使对象无法被看到。

  2 工作表中在较大的区域内设置了单元格格式或者条件格式

  仔细观察工作表滚动条,如果滑标很小,且拖动滑标向下到底,可以到达很大的行号或列标,可是工作表中实际使用到的区域很小,如图3 所示。这就说明,有相当大一块区域可能被设置了单元格格式或者条件格式,这些并没有被用到的单元格,能对文件体积产生很大的影响。

  解决办法如下。单击到真正需要的行号的下一行,按组合键,选择所有的多余行(也可以在名称框中输入行号如2000∶65536),单击菜单“编辑”→“清除→“格式”(或全部)。同理,也可以清除多余列的格式。

有时,用户确实需要为工作表中空白的区域预设格式,以备将来增加数据之用,但一定要使用正确的方法,否则就会造成大量用不到的区域被预设了格式,徒增文件体积。

  如果需要在一行或一列的很大范围设置统一的单元格格式,可以选择整行或整列设置单元格格式,而不要只选择行列的一部分单独设置格式。前者不会造成文件体积虚增的问题,而后者会增加文件体积。试验一下在两个excel 文件里面分别对a1∶a65536 设置单元格格式和对a∶a 设置单元格格式,目的都是为a 列设置格式,但最终文件的体积相差100 倍以上。

 

 

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标签(Tag):EXCEL Excel2007 Excel技巧 Excel教程 Excel2010 excel实例
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